La Superintendencia de Industria y Comercio emitió el pasado 15 de mayo, el concepto No. 17085434, mediante el cual pone de presente que la creación de bases de datos por parte de los responsables de su tratamiento, tales como las universidades, debe siempre atender al principio de la finalidad[1].
En ese orden de ideas, el tratamiento realizado por el responsable y en este caso las universidades, siempre debe efectuarse de conformidad con las disposiciones legales y constitucionales que regulen su actividad particular[2], así como de acuerdo con los procedimientos sancionatorios internos, en aquellos casos en que se presenten vulneraciones a sus reglamentos o manuales por parte de los estudiantes.
Por lo anterior, afirma el ente gubernamental, “la utilización de los datos personales de un titular sólo debe ser para los casos autorizados de manera previa y expresa por éste,
cumpliendo con una finalidad legítima, es decir, acorde con la ley y la Constitución y destinada a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular”.
Igualmente, es claro en el concepto, que la finalidad deberá ser siempre informada al titular del dato de manera clara, suficiente y previa, con el fin de procurarle un control para verificar si su información se está usando para la finalidad efectivamente autorizada. Así mismo, no debe perderse de vista, que el periodo de conservación de los datos personales no debe exceder del necesario para alcanzar la necesidad para los que fueron recogidos.
Finalmente, señaló la Superintendencia que la autorización para el tratamiento de los datos personales, se entiende otorgada de manera efectiva por su titular cuando:
Sea por escrito;
Sea oral o
Mediante conductas inequívocas (Aquellas que no admiten duda o equivocación, del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización).
Por ende, el silencio no puede asimilarse nunca, a una conducta inequívoca.
Este concepto, puede ser consultado y ampliado en la página web de la SIC: http://serviciosweb.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ConceptosJuridicos/Conceptos.php
[1] El literal b) del artículo 4 de la ley 1581 de 2012 define el principio de finalidad de esta manera: "b) Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular".
[2] Respecto a la autonomía universitaria para fijar los procedimientos disciplinarios la Corte Constitucional mediante Sentencia T-020 de 2010 señaló que: “(…) El artículo 69 constitucional establece: “Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley (…)”